Constituer les Work Packs de maintenance en quelques clics avec YAC Digital File Manager
Client confidentiel
Groupe énergie international
Un groupe énergie international a divisé par 5 le temps de préparation des Work Packs de maintenance et économisé plus de 22 000 heures par an avec YAC Digital File Manager.
Des Work Packs complets et fiables constitués en quelques clics, au lieu de plusieurs heures dans des systèmes multiples.
Défi
Un grand groupe international du secteur de l'énergie, opérant plusieurs sites industriels, devait préparer quotidiennement des « Work Packs » de maintenance — plans techniques, procédures de sécurité, instructions de travail, certificats, documents d'ingénierie et historique d'équipement. Le processus était entièrement manuel. Les utilisateurs devaient chercher dans SAP, SharePoint et Assai, certains documents étant stockés directement dans SAP et d'autres seulement référencés par URL. Constituer un Work Pack complet prenait un temps considérable et comportait un risque élevé d'oubli de documents critiques.
Solution
Le client a déployé YAC Digital File Manager. La solution récupère automatiquement tous les documents liés à un ordre de maintenance, à un équipement ou à une localisation fonctionnelle, puis permet de trier, organiser et numéroter automatiquement les documents, de sauvegarder des modèles de Work Packs réutilisables, de réutiliser des dossiers existants pour des interventions plus complexes, et d'imprimer ou d'envoyer un dossier complet en une seule opération. Grâce à l'intégration native avec YAC, les documents référencés par URL sont également récupérés depuis SharePoint et Assai, offrant une vue unique de tout ce qui est nécessaire à l'intervention.
En considérant environ 100 utilisateurs gagnant une heure par jour, la solution génère plus de 22 000 heures économisées par an — environ 12 ETP — représentant plusieurs centaines de milliers d'euros d'économies opérationnelles chaque année.
“Avant YAC Digital File Manager, nos équipes passaient une partie importante de leur journée à rechercher des documents dans plusieurs systèmes. Aujourd'hui, quelques clics suffisent pour constituer un dossier complet et fiable. Nous avons pratiquement éliminé les risques d'oubli documentaire tout en améliorant fortement notre efficacité opérationnelle.”
Responsable Maintenance Groupe
